יום גיבוש טוב מתחיל בהיכרות עם האנשים שמגיעים. לפני שבוחרים פעילות ותאריך, כדאי להבין כמה עובדים ישתתפו, איזה מפגש יתאים להם וכמה זמן עומד לרשותכם. אם בחרתם לשלב סדנת קוקטיילים ליום גיבוש, תכננו סביבה מקום נוח, זמן להתכנסות והתאמות למשתתפים. כמה החלטות מוקדמות יעזרו גם למי שמארגן את היום ליהנות ממנו.

הפעילות עצמה נותנת לצוות הזדמנות לצאת מהשגרה ולעשות משהו יחד: להכיר את כלי הבר, להתנסות בשקשוק ובערבוב ולגלות איך מאזנים טעמים. כדי שהחוויה תתאים ליום החברה שלכם, ריכזנו כאן את הדברים שכדאי לסגור מראש, מהרכב הקבוצה ובחירת המקום ועד סדר היום והפרטים ששולחים לעובדים.

מתחילים בצוות, לא ברשימת האטרקציות

חשבו מה הייתם רוצים שיקרה במפגש. צוות חדש עשוי להרוויח מזמן להיכרות, מחלקה שעובדת מרחוק תשמח למפגש פנים אל פנים, ולעיתים פשוט רוצים לחגוג סיום של פרויקט. לא צריך להפוך את הבילוי לתרגיל ארגוני. המטרה היא לבחור אווירה שהאנשים ירגישו בה בנוח, בלי לחייב אותם להתחרות או להיות במרכז.

אספו מספר משתתפים משוער ובדקו מי צפוי להגיע לפני שסוגרים את ההזמנה. הבדילו בין מספר העובדים במחלקה לבין מי שאישר הגעה בפועל. אם מדובר בכמה צוותים שלא מכירים היטב, אפשר לבקש לשלב עבודה בזוגות או בקבוצות קטנות. את החלוקה והקצב כדאי לתאם עם המדריך, בהתאם להרכב המשתתפים.

בררו מראש אם יש עובדים שמעדיפים לא לשתות אלכוהול, בקשות הקשורות לחומרי הגלם או צורכי נגישות. אפשר לשלב קוקטיילים ללא אלכוהול בתיאום מראש, וכדאי לוודא מה מתאים לכל בקשה לפני שמבטיחים פתרון. תנו לעובדים דרך להעביר את המידע באופן אישי למארגן, בלי שיצטרכו להסביר את הבחירה שלהם בקבוצה.

בסדנה אין צורך בידע קודם. המדריך מדגים ומסביר, והמשתתפים מתנסים בכלי הבר ובהכנת המשקאות. דווקא האפשרות לעבוד יחד סביב משימה קלילה יכולה ליצור שיחה טבעית בין אנשים שלא יוצא להם להיפגש ביום העבודה. אין צורך להוסיף תחרות אם היא לא מתאימה לצוות.

במשרד, במקום האירוע או בבר: בוחרים מקום מתאים

אפשר לקיים את הפעילות במשרד, במקום שבו נערך יום החברה או אצלנו בבר, בתיאום מראש. הבחירה תלויה במספר המשתתפים ובתכנית היום. המשרד עשוי להקל על ההתארגנות, ואילו יציאה למקום אחר יוצרת הפסקה מהסביבה המוכרת. בדקו מה נוח לצוות שלכם ומה אפשר לשלב במסגרת התקציב.

אם הפעילות מתקיימת אצלכם, תארו לצוות הסדנה את החלל ובדקו מה צריך להכין. חשוב לוודא שיש מקום לעמדות העבודה, שהמשתתפים יוכלו לראות ולשמוע את ההדרכה ושיש גישה נוחה להכנסת הציוד. כדאי להעביר תמונה של המקום בזמן התיאום ולברר את הצרכים המדויקים, במקום להסתמך רק על מספר הכיסאות בחדר.

בר מאסטר דואגת לציוד, לכוסות ולמרכיבים של הסדנה בהתאם למה שסוכם. עדיין כדאי להבהיר מי אחראי לסידור החלל, מה כלול בהצעה ומה נשאר להכנה מצדכם. אם חשבתם על חצר או מרפסת, בדקו מראש גם חלופה מתאימה למקרה שהתנאים בחוץ לא יאפשרו את הפעילות.

בונים סדר יום שמשאיר זמן גם למפגש

לצורך התכנון אפשר להביא בחשבון פעילות של כשעתיים, ולאשר את המשך המדויק בזמן ההזמנה. הפרידו בין שעת ההתכנסות לשעת תחילת הסדנה. עובדים שמגיעים מסניפים שונים צריכים זמן להיכנס, להניח את הדברים ולהיפגש, במיוחד אם זו ההזדמנות הראשונה שלהם לדבר באותו יום.

אם משלבים ארוחה, דברי פתיחה או פעילות נוספת, קבעו לכל חלק מקום משלו בלוח הזמנים. נאום באמצע ההכנה קוטע את הרצף, ומעבר צפוף לאירוע הבא עלול להשאיר את כולם עם העיניים על השעון. תאמו עם המדריך מתי מתאים לעצור לתמונה או לברכה, והשאירו מרווח בין חלקי היום.

במהלך הסדנה לומדים איך מאזנים בין טעמים ומתנסים בשקשוק, בערבוב ובהגשה. יש מקום לשאלות ולהתנסות אישית, ולא רק לצפייה בהדגמה. אם חשוב לכם שהעובדים ימשיכו להכין בבית, שאלו בזמן התיאום אילו מתכונים וטיפים יקבלו בסיום ואיך הם נמסרים למשתתפים.

מה סוגרים לפני ששולחים הזמנה לעובדים?

רכזו את התיאום אצל איש קשר אחד. הכינו תאריך רצוי וחלופה, מספר משתתפים משוער, מיקום ושעות. בקשו הצעה שמבהירה מה כלול, מהן ההתאמות שסוכמו ומהם תנאי התשלום והשינויים. כך תוכלו לאשר את התקציב ולהעביר לעובדים מידע ברור, בלי להבטיח פרטים שעדיין לא נסגרו.

בדקו את עלות היום כולו, כולל מקום, אוכל ונסיעות אם הם נדרשים. בהודעה לצוות כתבו כתובת מדויקת, שעת הגעה, שעת סיום ופרטי איש הקשר. כדאי לחשוב מראש גם על ההגעה והחזרה ולוודא שלמשתתפים יש אפשרות לחזור בלי לנהוג לאחר שתיית אלכוהול.

לקראת האירוע עדכנו את מספר המשתתפים ואת הבקשות שנאספו, ואשרו שוב את שעת ההגעה וההתארגנות. כשהפרטים מסודרים, אפשר לפנות מקום למפגש עצמו. את פרטי הפעילות והאפשרויות לתיאום תמצאו בעמוד סדנת קוקטיילים לקבוצות של בר מאסטר. ספרו לנו על הצוות ועל היום שאתם מתכננים, ונבדוק יחד את ההתאמה.